Una descripción de trabajo es un documento formal escrito que describe los deberes, responsabilidades, requisitos y calificaciones para un trabajo en particular. Es un componente esencial de cualquier proceso de contratación, ya que proporciona a los candidatos potenciales una comprensión clara de lo que se espera de ellos.
Describir sus funciones actuales es necesario porque le permite reflexionar sobre su función y evaluar si está cumpliendo con sus objetivos y responsabilidades. Además, le permite comunicar sus responsabilidades laborales a su empleador, colegas y futuros empleadores potenciales.
Una descripción del trabajo bien escrita puede beneficiarlo tanto a usted como a su empleador. Para los empleadores, una buena descripción del puesto proporciona un modelo para reclutar, contratar y gestionar empleados. Garantiza que todos los empleados comprendan sus funciones y responsabilidades y ayuda a prevenir conflictos y malentendidos.
Para los empleados, una descripción de trabajo bien escrita puede ayudarlos a comprender qué se espera de ellos y cómo encajan en el panorama más amplio de la organización. También puede ser una herramienta útil para el desarrollo profesional, ya que describe las habilidades, experiencia y calificaciones necesarias para avanzar.
En este artículo, exploraremos la importancia de las descripciones de trabajo, por qué es necesario describir sus funciones actuales y cómo una descripción de trabajo bien escrita puede beneficiarlo a usted y a su empleador. También proporcionaremos ejemplos de descripciones de trabajo efectivas para ayudarlo a crear o revisar las suyas propias.
¿Qué es una descripción de trabajo?
Una descripción del puesto es un documento formal que describe los deberes, responsabilidades, habilidades, calificaciones y experiencia requeridas para un puesto de trabajo específico. Sirve como una herramienta vital tanto para empleadores como para empleados, ya que ayuda a aclarar las expectativas y requisitos del puesto.
Definición y propósito de una descripción de trabajo.
En términos simples, una descripción de trabajo es una declaración escrita que describe los principales objetivos y responsabilidades de un trabajo. Su objetivo principal es proporcionar a los candidatos potenciales una comprensión clara de las funciones y requisitos del puesto. Una descripción del puesto ayuda a los empleadores a atraer candidatos que posean las habilidades y calificaciones necesarias para realizar el trabajo de manera efectiva.
Además, una descripción del puesto sirve como herramienta para que los gerentes y el personal de recursos humanos evalúen el desempeño de los empleados. Al alinear los deberes, objetivos y expectativas de un empleado con la descripción del trabajo, pueden determinar si el empleado está cumpliendo sus objetivos e identificar áreas de mejora.
Componentes de una descripción de trabajo
Una descripción de trabajo bien redactada contiene los siguientes componentes:
- Título del puesto : El nombre del puesto de trabajo.
- Resumen del puesto : una breve descripción de las principales responsabilidades, tareas y objetivos del puesto.
- Deberes laborales : una lista completa de las tareas y responsabilidades necesarias para realizar el trabajo de manera efectiva.
- Calificaciones : una lista detallada de las calificaciones, experiencia y habilidades necesarias para realizar el trabajo.
- Demandas físicas y condiciones laborales : un resumen de las demandas físicas y el entorno laboral asociados con el trabajo.
En qué se diferencia una descripción de trabajo de una publicación de trabajo
Si bien una descripción de trabajo y un anuncio de trabajo pueden parecer similares, existen diferencias clave entre los dos:
- Propósito : Una descripción de trabajo es un documento interno utilizado por los empleadores para describir un trabajo y sus requisitos. Una oferta de trabajo, por otro lado, es un anuncio público que se utiliza para atraer candidatos a postularse para el puesto.
- Contenido : una descripción del puesto presenta una descripción general completa de los deberes, responsabilidades y requisitos del puesto. Una publicación de trabajo, por otro lado, es una versión condensada de la descripción del trabajo que destaca las calificaciones, experiencia y habilidades clave requeridas para el trabajo.
- Longitud : una descripción de trabajo suele ser más larga y detallada que una publicación de trabajo.
- Publicación : una descripción del trabajo generalmente se distribuye internamente entre los empleados y la gerencia, mientras que una oferta de trabajo se publica externamente en bolsas de trabajo y sitios web de carreras.
Una descripción del puesto sirve como una herramienta esencial tanto para empleadores como para empleados, ya que ayuda a aclarar los requisitos laborales, evaluar el desempeño de los empleados y atraer candidatos calificados al puesto de trabajo. Al comprender los componentes de una descripción de trabajo y su propósito, las organizaciones pueden crear descripciones de trabajo más efectivas e informativas que respalden sus objetivos de recursos humanos.
Beneficios de describir las tareas laborales
Uno de los aspectos más importantes de cualquier trabajo es tener una comprensión clara de sus responsabilidades y de lo que se espera de usted. Por eso las descripciones de puestos son tan importantes. No sólo ayudan a los candidatos a comprender la naturaleza del puesto que solicitan, sino que también ayudan a formar una base de comunicación y expectativas entre empleador y empleado. En esta sección, analizaremos cuatro beneficios de describir claramente las tareas laborales.
Mejora de la comunicación entre empleador y empleado.
Cuando las tareas laborales están claramente delineadas, se reducen las posibilidades de malentendidos y se promueve una mejor comunicación entre el empleador y el empleado. Ambas partes son conscientes de sus funciones y responsabilidades, lo que facilita la discusión de las expectativas, así como de cualquier área de preocupación. Esto es beneficioso no sólo para las interacciones del día a día sino también para las evaluaciones de desempeño y otras evaluaciones. Una comunicación clara ahorra tiempo y reduce el riesgo de errores o malentendidos.
Claridad sobre roles y responsabilidades.
Al detallar las tareas laborales, los empleados pueden comprender mejor lo que se espera de ellos en términos de su función y responsabilidades. Esto, a su vez, puede ayudar a reducir el estrés relacionado con el trabajo y contribuir positivamente a la satisfacción laboral. Cuando los empleados tienen una comprensión clara de su función, pueden planificar y realizar mejor sus tareas, lo que conduce a una mayor productividad.
Evaluación mejorada y gestión del desempeño
Describir las tareas laborales permite a los empleadores realizar mejores evaluaciones del desempeño, ya que proporciona parámetros claros para medir el éxito de los empleados. Esto, a su vez, posiciona a los empleados para recibir comentarios constructivos que les permitan mejorar su trabajo. Las evaluaciones de desempeño ayudan a los empleados a comprender cómo se desempeñan dentro de las expectativas de la empresa y pueden ayudar a los empleadores a identificar áreas donde los empleados necesitan apoyo o capacitación adicional. Las descripciones de trabajo claras promueven la responsabilidad y resaltan las expectativas de desempeño, que en última instancia contribuyen a la productividad y el éxito de la organización.
Cómplice legal
En ocasiones, las descripciones de puestos desempeñan un papel importante en el cumplimiento legal. Por ejemplo, las descripciones de puestos establecen un marco para identificar requisitos relacionados con el trabajo, como calificaciones necesarias, limitaciones físicas y deberes que implican riesgos para la salud y la seguridad. Las descripciones claras de los puestos ayudan a garantizar el cumplimiento de las leyes federales y estatales al describir los requisitos para fines legales y reglamentarios. Al garantizar que las descripciones de los puestos cumplan con todos los requisitos legales, los empleadores pueden protegerse contra posibles discriminaciones o demandas por despido injustificado.
Describir claramente las tareas laborales es fundamental para promover una comunicación eficaz, garantizar la claridad de las funciones y responsabilidades, mejorar la evaluación y la gestión del desempeño y garantizar el cumplimiento legal. Al fomentar descripciones de trabajo claras, los empleadores pueden garantizar que los empleados estén bien informados, sean productivos y que la empresa cumpla con las leyes.
Tipos de descripciones de trabajo
Cuando se trata de redactar una descripción de puesto, existen varios tipos para elegir. Cada tipo tiene su propio propósito y enfoque únicos.
Descripciones de puestos genéricas y específicas
El tipo más común de descripción de puesto es una descripción genérica. Este tipo de descripción proporciona una descripción general de las responsabilidades, requisitos y calificaciones del puesto. A menudo se utiliza cuando se publican ofertas de trabajo para atraer a un gran grupo de candidatos.
Por otro lado, una descripción de trabajo específica es más detallada y adaptada a un puesto en particular. Describe los deberes, responsabilidades y requisitos específicos del trabajo. Este tipo de descripción es útil cuando se contrata para un puesto técnico o altamente especializado.
Descripciones de puestos funcionales
Las descripciones de puestos funcionales se centran en las funciones y responsabilidades del puesto, en lugar de en las tareas específicas que realizará el empleado. Este tipo de descripción es útil para roles que tienen un amplio alcance de responsabilidades o involucran una amplia gama de tareas.
Las descripciones funcionales también permiten flexibilidad en el rol, ya que los empleados pueden asumir diferentes tareas dentro de su función según sea necesario.
Descripciones de puestos basadas en competencias
Las descripciones de puestos basadas en competencias se centran en las habilidades y competencias necesarias para el puesto. Identifica los conocimientos y habilidades necesarios, así como los comportamientos que conducirán al éxito en el puesto.
Este tipo de descripción es útil para la contratación de puestos que requieren un conjunto particular de habilidades o atributos. También puede resultar útil para desarrollar trayectorias profesionales y oportunidades para los empleados.
Ejemplos de descripciones de trabajo
Para darle una idea de cómo podría ser una descripción de trabajo, aquí hay algunos ejemplos de descripciones:
Gerente de Mercadeo
- Desarrollar y ejecutar estrategias y campañas de marketing para generar conciencia y compromiso.
- Gestionar un equipo de profesionales del marketing para alcanzar metas y objetivos.
- Analizar las tendencias y los datos del mercado para informar las decisiones de marketing.
- Colaborar con equipos multifuncionales para desarrollar e implementar iniciativas de marketing.
- Administre presupuestos y asigne recursos para impulsar el máximo retorno de la inversión
Ingeniero de software
- Diseñar, desarrollar y mantener aplicaciones y sistemas de software.
- Escriba código y pruebe software para garantizar la funcionalidad y la estabilidad.
- Analizar los requerimientos de los usuarios y brindar soluciones para satisfacer sus necesidades.
- Colaborar con equipos multifuncionales para identificar y resolver problemas técnicos.
- Manténgase actualizado con las tendencias y tecnologías emergentes en el desarrollo de software.
Representante de Servicio al Cliente
- Responder a las consultas de los clientes y resolver problemas de manera oportuna y profesional.
- Mantener un alto nivel de conocimiento del producto para brindar soporte efectivo.
- Identificar oportunidades para mejorar la experiencia del cliente y hacer recomendaciones.
- Documentar las interacciones y los comentarios de los clientes para informar las mejoras del proceso.
- Trabajar en colaboración con otros miembros del equipo para cumplir y superar los objetivos de satisfacción del cliente.
El tipo de descripción de trabajo que elija dependerá de las necesidades específicas de su organización y del puesto para el que está contratando. Pero independientemente del tipo de descripción, es esencial ser claro, conciso y completo para atraer a los candidatos adecuados y establecer expectativas de éxito en el puesto.
Cómo escribir una descripción de trabajo
Al elaborar una descripción de puesto, es importante asegurarse de que refleje con precisión la función, los requisitos y las responsabilidades del puesto. A continuación se muestra una guía paso a paso para redactar una descripción de trabajo eficaz, junto con consejos para identificar las obligaciones y cualificaciones laborales esenciales.
Guía paso por paso
- Comience con un título de trabajo claro que refleje con precisión el puesto.
- Escriba un resumen del trabajo que llame la atención y que destaque las tareas y requisitos clave del trabajo.
- Cree una lista detallada de deberes y responsabilidades laborales. Asegúrese de que sean específicos, mensurables y alcanzables.
- Identificar las cualificaciones esenciales y la experiencia requerida para el puesto.
- Resalte cualquier cualificación adicional preferida o deseable que pueda ser relevante para el puesto.
Consejos para identificar deberes y cualificaciones laborales esenciales
- Consulte con los empleados actuales para identificar deberes y responsabilidades laborales clave. Considere la posibilidad de utilizar encuestas o revisiones de desempeño para recopilar esta información.
- Revise descripciones de trabajos similares dentro de la industria para comprender mejor lo que se requiere para el puesto.
- Identifique cualquier cualificación excepcional o única que pueda ser necesaria para el puesto.
- Considere las metas y objetivos a largo plazo de la organización al identificar deberes y calificaciones esenciales.
- Asegúrese de que la descripción del puesto cumpla con todos los requisitos legales y éticos.
Si sigue estos sencillos pasos y consejos, podrá crear una descripción del puesto que refleje con precisión la función y los requisitos del puesto y atraiga a los candidatos adecuados.
Ejemplos de descripciones de puestos
En esta sección, proporcionaremos algunos ejemplos de descripciones de trabajo de diversas industrias para ayudarlo a comprender mejor cómo escribir una descripción de trabajo que refleje con precisión los deberes y responsabilidades de un puesto.
Ejemplos de descripciones de puestos para diferentes industrias
- Descripción del puesto de gerente de ventas:
Título: Gerente de Ventas Ubicación: San Francisco Reporta a: Director de Ventas
Responsabilidades:
- Desarrollar e implementar estrategias de ventas para aumentar los ingresos y la participación de mercado.
- Gestionar y supervisar el equipo de ventas para garantizar que se cumplan los objetivos de ventas.
- Analizar datos de ventas y hacer recomendaciones de mejora.
- Construir relaciones con clientes y partes interesadas clave
- Colaborar con marketing y otros equipos para desarrollar y ejecutar campañas.
- Manténgase actualizado con las tendencias de la industria y las condiciones del mercado.
Calificaciones:
- Licenciatura (Negocios, Marketing o campo relacionado)
- Más de 5 años de experiencia en gestión de ventas.
- Historial comprobado de cumplimiento o superación de objetivos de ventas.
- Fuertes habilidades de liderazgo y comunicación.
- Excelentes habilidades analíticas y de resolución de problemas.
- Descripción del puesto de ingeniero de software:
Título: Ingeniero de software Ubicación: Ciudad de Nueva York Depende de: Director de ingeniería
Responsabilidades:
- Diseñar y desarrollar aplicaciones de software utilizando varios lenguajes de programación.
- Colaborar con equipos multifuncionales (ingeniería, producto, diseño) para crear soluciones innovadoras.
- Escriba código limpio, eficiente y bien documentado
- Realizar revisiones de código y proporcionar comentarios a otros ingenieros.
- Solucionar problemas y corregir errores y otros problemas técnicos
- Manténgase actualizado con las tecnologías emergentes y las tendencias de la industria
Calificaciones:
- Licenciatura (Ciencias de la Computación, Ingeniería o campo relacionado)
- Más de 3 años de experiencia en ingeniería de software.
- Dominio de lenguajes de programación como Java, Python o C++.
- Fuertes habilidades analíticas y de resolución de problemas.
- Capacidad para trabajar de forma independiente y en un ambiente de equipo.
- Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal
Cómo personalizar una descripción de trabajo para que se ajuste a sus necesidades
Al elaborar una descripción de trabajo, es importante adaptarla para que se adapte a sus necesidades comerciales específicas. A continuación se ofrecen algunos consejos sobre cómo personalizar una descripción de trabajo:
Defina el rol: comience por identificar las responsabilidades y habilidades principales requeridas para el puesto. Esta información se puede recopilar revisando descripciones de puestos similares, entrevistando a empleados actuales y realizando un análisis de puestos.
Utilice un lenguaje claro y conciso: evite la jerga y el lenguaje técnico que los solicitantes no puedan entender de inmediato. Utilice un lenguaje sencillo y directo para garantizar que la descripción del puesto sea fácilmente accesible para todos los candidatos potenciales.
Resalte la cultura de su empresa: describa la cultura y los valores de su empresa en la descripción del puesto para atraer candidatos que se adapten bien a su organización. Resaltar la cultura de su empresa también puede ayudar a reducir la rotación al atraer empleados que tienen más probabilidades de prosperar en su entorno laboral.
Sea específico y detallado: incluya calificaciones, experiencia y habilidades específicas requeridas para el puesto.
Errores comunes que se deben evitar
Al elaborar una descripción de trabajo, es importante evitar algunos errores comunes que pueden obstaculizar sus esfuerzos. Aquí hay algunas cosas a tener en cuenta:
Generalizar demasiado las tareas laborales: es fácil caer en la trampa de describir las tareas laborales en términos amplios y genéricos. Sin embargo, esto puede generar confusión sobre lo que realmente implica el rol. En su lugar, sea lo más específico posible sobre las tareas que realiza y las habilidades necesarias para realizarlas bien.
Centrarse demasiado en las habilidades técnicas: si bien las habilidades técnicas pueden ser importantes para algunos trabajos, no deberían ser el único foco de la descripción de su trabajo. También es importante describir las habilidades interpersonales y las cualidades personales necesarias para tener éxito en el puesto.
Excluyendo información esencial: no olvide incluir todos los detalles clave sobre el puesto, como las horas esperadas, el rango salarial y cualquier beneficio o ventaja. Omitir información importante puede hacer que el trabajo sea menos atractivo para los candidatos potenciales.
Al evitar estos errores comunes, puede crear una descripción del puesto que refleje con precisión el puesto y atraiga a los candidatos adecuados. Recuerde mantenerlo conciso y directo, al tiempo que proporciona toda la información esencial necesaria para los solicitantes interesados.
Actualización de la descripción de su trabajo
Cuando se trata de descripciones de puestos, mantenerlas actualizadas es importante para garantizar que reflejen con precisión los deberes y responsabilidades actuales del puesto. Entonces, ¿con qué frecuencia se debe actualizar la descripción de su trabajo?
No existe una respuesta única a esta pregunta, ya que depende en gran medida de la naturaleza del rol y de las políticas de la organización. Sin embargo, como regla general, se recomienda revisar y actualizar la descripción de su puesto al menos una vez al año o siempre que haya cambios significativos en su función.
Algunos escenarios comunes que pueden requerir una actualización de la descripción de su trabajo incluyen:
- Ascenso o cambio de puesto de trabajo
- Cambio en la estructura o departamento de informes
- Adición o eliminación de deberes o responsabilidades laborales importantes
- Introducción de nueva tecnología o software.
- Cambio en las políticas o procedimientos de la empresa.
Actualizar la descripción de su trabajo lo ayuda a mantenerse alineado con las expectativas de su empleador y garantiza que su función permanezca en línea con otras funciones similares dentro de la organización. También puede ayudarle a identificar áreas de crecimiento o desarrollo que quizás desee seguir para fortalecer sus habilidades y competencias.
Para actualizar una descripción de trabajo existente, comience revisando el documento actual y anotando cualquier cambio que haya ocurrido desde la última vez que se actualizó. Esto puede implicar reunirse con su gerente para discutir cualquier cambio en su función, responsabilidades o expectativas de desempeño.
Asegúrese de revisar la descripción del trabajo con ojo crítico y asegúrese de que refleje con precisión sus deberes y responsabilidades actuales. Además, considere cualquier nueva habilidad o cualificación que haya adquirido desde la última actualización y anótela en el documento revisado.
Actualizar la descripción de su trabajo es una parte esencial para garantizar que su función siga siendo relevante y alineada con las expectativas de su empleador. Si se mantiene al tanto de esta tarea, puede ayudar a maximizar su desempeño y lograr el éxito dentro de su organización.
Usando la descripción de su trabajo
Una descripción de trabajo es más que una simple lista de deberes y responsabilidades; también puede ser una herramienta poderosa para el desarrollo profesional, la evaluación del desempeño y el éxito en la búsqueda de empleo.
Desarrollo de carrera
La descripción de su trabajo puede brindarle una comprensión clara de las habilidades y conocimientos necesarios para su puesto actual. Tómese el tiempo para revisar la descripción de su trabajo e identificar áreas en las que desee desarrollar aún más sus habilidades. Utilice esta información para crear un plan de desarrollo profesional y buscar oportunidades de capacitación o educación. Este enfoque proactivo puede ayudarle a mantenerse actualizado y relevante en su campo y allanar el camino para futuros avances profesionales.
Evaluación del desempeño
La descripción de su trabajo puede servir como hoja de ruta para evaluar su desempeño en el trabajo. Observe de cerca la descripción de su trabajo y evalúe qué tan bien está cumpliendo con las expectativas allí descritas. Este ejercicio puede ayudarle a identificar áreas en las que está sobresaliendo y resaltar áreas en las que puede necesitar mejorar. Asegúrese de discutir estos hallazgos con su supervisor durante las evaluaciones o controles de desempeño para ayudarlo a establecer metas significativas y mejorar su desempeño general.
Búsqueda de trabajo
La descripción de su trabajo también puede ser una herramienta valiosa durante la búsqueda de empleo. Al elaborar su currículum y carta de presentación, lea atentamente la descripción de su trabajo y resalte los deberes y responsabilidades que se alinean con los requisitos del trabajo que está solicitando. Esto puede ayudarle a adaptar su solicitud a las necesidades del empleador y demostrar por qué es un buen candidato para el puesto. Además, revisar la descripción de su trabajo antes de una entrevista puede ayudarlo a preparar respuestas a preguntas comunes de la entrevista y hablar con confianza sobre cómo sus deberes y responsabilidades actuales lo han preparado para el nuevo rol.
La descripción de su trabajo es una herramienta esencial que puede respaldar el desarrollo de su carrera, guiar sus evaluaciones de desempeño y ayudarlo a encontrar su próximo trabajo. Si se toma el tiempo para revisar y utilizar la descripción de su trabajo de manera estratégica, podrá aprovechar su poder para lograr sus objetivos profesionales.
