Cuando se trata de escribir cartas formales, a menudo se puede pasar por alto el cierre y la firma adecuados. Sin embargo, es fundamental comprender que la forma en que termina su carta y la firma puede afectar en gran medida el tono y la impresión general que deja en el destinatario.
En este artículo, discutiremos la importancia de un cierre y una firma adecuados en la redacción de cartas formales. Exploraremos los diferentes elementos involucrados en la elaboración de un final sólido y cómo cada componente puede influir en el mensaje que intenta transmitir. Nuestro objetivo es brindarle una guía completa que lo ayudará a terminar sus cartas con la nota correcta, independientemente de cuál sea la intención o el contexto.
Al final de este artículo, comprenderá más claramente la importancia de un cierre y una firma adecuados, así como de las habilidades necesarias para elaborar un final que refleje con precisión sus intenciones y deje una impresión positiva en el lector. Ya sea que envíe una carta comercial formal, una carta de recomendación o una nota personal, los consejos y las ideas que se proporcionan en este documento le permitirán resumir su mensaje de una manera apropiada, efectiva y memorable.
Entonces, sin más preámbulos, profundicemos en los aspectos esenciales de las técnicas de cierre y firma, y cómo pueden aumentar el impacto y la eficacia de su comunicación escrita.
Reglas básicas de cierre y firma.
Cuando se trata de redactar una carta formal, el cierre y la firma juegan un papel importante. Estos elementos finales de la carta significan el final de la comunicación y proporcionan un cierre al destinatario. En esta sección, discutiremos las reglas básicas de cierre y firma en una carta formal.
A. Propósito del Cierre y Firma
El propósito del cierre y la firma en una carta formal es mostrar respeto al destinatario y reconocer la importancia de la comunicación. El cierre es una forma de señalar el final de la carta y agradecer al destinatario su tiempo y atención. La firma, por otro lado, sirve como un toque personal que añade autenticidad a la comunicación.
B. Importancia de la formalidad
La formalidad es clave a la hora de cerrar y firmar una carta formal. El tono de la carta debe ser profesional y el lenguaje debe ser formal. El cierre y la firma también deben ser apropiados para el nivel de formalidad de la carta. Cuanto más formal sea la carta, más formal debe ser el cierre y la firma.
C. Reglas Básicas de Cierre y Firma
Hay tres reglas básicas a la hora de cerrar y firmar una carta formal: tono, dirección adecuada y uso de cierres apropiados.
1. Tono
El tono del cierre y la firma deben coincidir con el tono de la carta. Si la carta es formal, el cierre y la firma deben ser formales. Si la carta es informal, el cierre y la firma pueden ser más relajados. El tono del cierre y la firma también deben reflejar la relación entre el escritor y el destinatario.
2. Direccionamiento adecuado
La correcta dirección del destinatario es importante a la hora de cerrar y firmar. Utilice títulos adecuados y diríjase al destinatario de la manera adecuada. Si no está seguro de la forma correcta de dirigirse al destinatario, investigue o pregúntele a alguien que sepa.
3. Uso de cierres apropiados
El cierre de la carta es lo último que leerá el destinatario, por eso es importante dejar una buena impresión. El cierre adecuado dependerá del nivel de formalidad de la carta y de la relación entre el autor y el destinatario. Ejemplos de cierres apropiados incluyen «Atentamente», «Saludos cordiales» y «Atentamente».
El cierre y la firma de una carta formal son elementos importantes que muestran respeto hacia el destinatario y reconocen la importancia de la comunicación. El tono debe ser apropiado para el nivel de formalidad de la carta, se debe dirigirse adecuadamente al destinatario y se debe utilizar un cierre adecuado. Si sigue estas reglas básicas, podrá cerrar su carta formal con la nota correcta.
Escritura de cartas formales
Cuando se trata de escribir cartas formales, existen formatos y elementos específicos a considerar. En esta sección, exploraremos el formato adecuado y los elementos de las cartas formales que lo ayudarán a crear una comunicación profesional y efectiva.
A. Formato de una carta formal
El formato de una carta formal es fundamental para darle un aspecto profesional. Una carta formal debe estar mecanografiada, impresa o escrita con una fuente legible e impresa en un papel limpio y de alta calidad. El diseño debe seguir un patrón específico, que incluye:
Membrete: la parte superior de la carta debe contener el logotipo, el nombre y la dirección de la organización. Esta sección tiene como objetivo identificar al remitente de la carta.
Fecha: La fecha en que se escribió la carta debe incluir el día, mes y año. Debe colocarse debajo del membrete, normalmente alineado con el lado derecho de la página.
Dirección interna: La dirección interna incluye el nombre, cargo y dirección del destinatario. Esta sección proporciona al lector los detalles necesarios para identificar al destinatario previsto.
Saludo: El saludo se utiliza para dirigirse al destinatario de la carta. Por lo general, comienza con «Estimado» seguido del título y apellido del destinatario.
Cuerpo: El cuerpo de la carta es donde se transmite el mensaje. Debe estar estructurado con un espaciado adecuado entre párrafos y oraciones claras.
Cierre: El cierre es una forma cortés de finalizar la carta. Suele incluir frases como “Atentamente” o “Saludos cordiales” seguidas de una coma.
Firma: La firma es un toque personal que indica la aprobación del remitente del contenido de la carta. Debe colocarse debajo de la línea de cierre.
Adjunto: Se incluye el adjunto si existen documentos adjuntos a la carta.
B. Elementos de la carta formal
Membrete: como se mencionó anteriormente, el membrete incluye el logotipo, el nombre y la dirección del remitente. Debe colocarse en la parte superior de la carta.
Fecha: La fecha debe incluir el día, mes y año en que se escribió la carta.
Dirección interna: la dirección interna debe incluir el nombre, el cargo y la dirección del destinatario.
Saludo: El saludo debe dirigirse al destinatario con títulos y apellidos adecuados.
Cuerpo: El cuerpo debe estar organizado con un espaciado adecuado entre párrafos, oraciones claras y gramática y puntuación adecuadas.
Cierre: El cierre debe dejar una impresión duradera en la mente del lector. Debe ser cortés, respetuoso y profesional.
Firma: La firma debe ser legible y colocarse debajo de la línea de cierre.
Adjunto: Se deberá incluir el adjunto si existen documentos adjuntos a la carta.
Utilizar el formato y los elementos adecuados de una carta formal es esencial para crear una comunicación profesional y eficaz.
Reglas para el cierre por escrito
Al escribir una carta formal, elegir el cierre correcto es tan importante como redactar el mensaje. Su cierre deja una impresión duradera que refleja su tono general, profesionalismo y credibilidad. Aquí hay algunas pautas generales que debe seguir al pensar en su cierre:
A. Reglas generales para elegir cierres
- Sea sincero y directo: el cierre debe coincidir con el tono de su mensaje y ser coherente con el mensaje general que ha transmitido a lo largo de su carta.
- Sea respetuoso y profesional: tenga presente al destinatario y la relación que tiene con él. Es fundamental asegurarse de que el cierre sea apropiado y profesional según el contexto de la carta.
- Sea conciso: su cierre debe ser breve y simple, y no debe restar valor al mensaje en sí. Demasiadas palabras o un cierre prolijo pueden reducir la eficacia de su mensaje.
B. Cierres formales
Los cierres formales son adecuados para cartas comerciales, correspondencias académicas y otras comunicaciones profesionales que requieren formalidad y respeto.
Algunos ejemplos comunes de cierres formales incluyen:
- Atentamente
- Fielmente
- Respetuosamente tuyo
- Atentamente
C. Clausuras semiformales
Los cierres semiformales son apropiados para cartas que tienen un tono más personal o amigable y, a menudo, se usan en entornos profesionales.
Algunos ejemplos comunes de cierres semiformales incluyen:
- Atentamente
- Atentamente
- Un cordial saludo
- Tuyo sinceramente
D. Clausuras informales
Los cierres informales son apropiados para correspondencia más informal donde no se requiere un tono formal.
Algunos ejemplos comunes de cierres informales incluyen:
- Salud
- Saludos
- Cuidarse
- Cualquier cosa que refleje tu estilo personal o tu relación con el destinatario.
Escribir un cierre no es sólo insertar palabras al final de una carta o correo electrónico. Desempeña un papel fundamental a la hora de crear el tono correcto y finalizar el mensaje de una manera que refuerce el propósito general de la carta. Si sigue estas pautas y elige un cierre que se ajuste al contexto, puede crear una impresión positiva y duradera en el destinatario. Cuando se trata de finalizar una carta formal, elegir la frase final adecuada es fundamental. Una frase final es la declaración final antes de la firma que envía un mensaje importante al destinatario que indica la intención y el tono del escritor.
Las frases de cierre formales se utilizan cuando se escribe a alguien que ocupa una autoridad o posición superior, como un colega de negocios o un funcionario gubernamental. Estas frases transmiten respeto, profesionalismo y el nivel adecuado de formalidad.
Las frases formales de cierre más utilizadas son «Atentamente», «Atentamente», «Fielmente», «Respetuosamente suyo» y «Saludos cordiales». “Atentamente” se considera el más formal y se recomienda usarlo cuando se escribe a un destinatario estimado o desconocido. «Sinceramente» y «Fielmente» se pueden utilizar para correspondencia comercial o cartas a funcionarios gubernamentales. «Respetuosamente suyo» es un cierre apropiado para solicitudes o consultas formales. “Saludos cordiales” es una frase formal más relajada y se puede utilizar al escribirle a alguien con quien tiene una relación establecida.
Las frases de cierre semiformales se utilizan cuando se escribe a alguien que mantiene una relación profesional o personal. El tono es menos formal en comparación con las frases formales, pero aún mantiene un sentido de respeto y profesionalismo.
Las frases de cierre semiformales comúnmente utilizadas son «Saludos cordiales», «Cordialmente», «Saludos cordiales» y «Atentamente». «Saludos cordiales» y «Cordialmente» son frases cálidas y amigables que se pueden usar al escribir a un socio comercial, un gerente de contratación o un colega. Los “saludos cordiales” se consideran más formales que los “saludos cordiales” y son apropiados para relaciones comerciales que tienen cierto grado de familiaridad. “Atentamente” es la frase semiformal más formal y se recomienda su uso cuando la carta expresa gratitud o aprecio.
Se utilizan frases de cierre informales cuando se escribe a alguien que mantiene una relación personal. El tono es informal y amigable y puede usarse al escribir a amigos, familiares, conocidos o colegas con quienes haya establecido un vínculo.
Las frases finales informales más utilizadas son «Saludos», «Mejores», «Cuídate» y «Saludos». «Saludos» es una frase amigable e informal que se usa comúnmente en el Reino Unido y Australia. «Mejor» es una frase breve y dulce que denota buena voluntad y calidez. “Cuídate” es una frase educada y considerada que muestra preocupación por el bienestar del destinatario. «Saludos» es la frase de cierre informal más utilizada y es una forma informal pero respetuosa de finalizar una carta.
Elegir la frase final adecuada es importante al finalizar una carta formal. El tono y el nivel de formalidad dependen del destinatario y de la naturaleza de la carta. Siguiendo las pautas para cada tipo de frase final, el escritor puede enviar un mensaje claro y apropiado al destinatario que dejará una impresión positiva.
Reglas de firma
Cuando se trata de finalizar una carta formal, la firma juega un papel crucial al representar al autor y reconocer al destinatario. Comprender la importancia de las reglas de firma es esencial para elaborar una nota final exitosa.
A. Importancia de la firma
Una firma sirve como sello personal para demostrar que el mensaje es legítimo y auténtico. También representa el profesionalismo del autor y crea un sentido de confianza entre el remitente y el destinatario. Por tanto, es importante asegurarse de que la firma sea clara y legible.
B. Colocación de la firma
La posición de la firma generalmente se mantiene al final de la carta o documento, justo encima del nombre impreso del autor. Debe estar alineado con el margen izquierdo o derecho, según el formato del documento.
C. Formato de firma
Existen pautas específicas que se deben seguir en lo que respecta al formato de firma. Incluye fuente, tamaño y color.
1. Fuente
La fuente utilizada para la firma debe ser sencilla y legible. Es recomendable utilizar una fuente similar al texto del cuerpo del documento para mantener la coherencia.
2. Tamaño
La firma no debe ser ni demasiado pequeña ni demasiado grande. Debe encajar cómodamente en su lugar, sin eclipsar ninguna parte del texto. Generalmente, un tamaño entre 10 y 12 pt se considera ideal.
3. Color
Se recomienda utilizar un color que contraste con el fondo del documento para resaltarlo. Para la firma física se suele utilizar un bolígrafo de tinta negra o azul.
D. Firmas electrónicas
En la era digital, las firmas electrónicas se han vuelto frecuentes. Es una forma legal de firmar un documento electrónicamente sin necesidad de imprimirlo ni escanearlo. La firma se puede crear utilizando varias herramientas como Adobe Sign, DocuSign o simplemente firmando en un dispositivo de pantalla táctil como un iPad o una tableta. Sin embargo, es importante garantizar que la firma electrónica sea legalmente vinculante según las leyes de la región.
La ubicación y el formato adecuados y el uso del formato correcto para la firma desempeñan un papel vital a la hora de finalizar una comunicación formal. Siempre es aconsejable seguir las reglas de firma para culminar su mensaje con la nota correcta.
Prácticas de firma comunes
Una firma adecuada es una parte esencial de una carta o documento formal. No es sólo una mera formalidad, sino que también sirve como una indicación del profesionalismo, credibilidad y autoridad del escritor. En esta sección, veremos los cuatro tipos principales de prácticas de firma:
A. Firma completa
La firma completa es el tipo de firma más utilizado en documentos formales. Este tipo de firma incluye el nombre completo del escritor, seguido a menudo de su designación profesional, como «MD» para médicos o «Esq». para abogados. Una firma completa le da a la carta una sensación de autoridad y legitimidad, lo que la convierte en una opción ideal para documentos legales o cartas formales.
B. Iniciales-Firma
La firma de iniciales se usa comúnmente en situaciones en las que el escritor prefiere mantener confidencial su nombre completo o usa una forma abreviada para las firmas. Por lo general, incluye la primera, segunda o última inicial del escritor, seguidas de un punto que las separa, con o sin otras letras. Esta firma se utiliza a menudo en documentos comerciales o gubernamentales para mantener un nivel de confidencialidad o brevedad.
C. Firma informal
Una firma informal es un estilo de firma más relajado e informal, que a menudo se utiliza para correspondencia personal o cartas comerciales informales. Este tipo de firma puede ser cualquier cosa, desde el apodo de una persona hasta un simple garabato y expresa su personalidad y creatividad.
D. Firma formal
Una firma formal es un tipo de firma reservada para correspondencias comerciales o gubernamentales de alto nivel, donde la firma del escritor es representativa de la organización que representa. Por lo general, incluye el puesto del escritor y el nombre de la empresa. En este caso, una firma formal debe diseñarse de manera que represente la marca o el logotipo de la organización.
Seleccionar el tipo correcto de firma para cualquier documento formal es fundamental. Una firma completa proporciona legitimidad, mientras que una firma inicial proporciona un nivel de confidencialidad. Una firma informal refleja la personalidad del escritor, mientras que una firma formal representa una organización. Considere siempre la audiencia y el contexto en el que se utilizará al elaborar una firma para cualquier documento formal.
Consejos útiles para el cierre y la firma
Cuando se trata de enviar cualquier tipo de carta, es importante asegurarse de que el contenido sea pulido y profesional. Esto es especialmente cierto en el caso de las cartas formales, ya que son una extensión de su marca y pueden afectar su reputación. A continuación se ofrecen algunos consejos útiles para cerrar y firmar que pueden ayudarle a terminar su carta con la nota correcta.
A. Revisión antes de enviar una carta
Uno de los pasos más importantes en cualquier proceso de redacción es la revisión. Incluso el error más pequeño puede comprometer todo el mensaje que intenta transmitir. Antes de enviar su carta, léala varias veces para verificar si hay errores gramaticales, ortográficos y de formato. También es una buena idea que otra persona lea su carta para obtener una segunda opinión.
B. Formatear la carta
Dar formato a su carta es esencial para que sea fácil de leer y visualmente atractiva. Asegúrese de que haya un espacio adecuado entre los párrafos y utilice una fuente estándar como Arial o Times New Roman. Divida el contenido en párrafos cortos y utilice títulos y viñetas para llamar la atención sobre información importante.
C. Uso de plantillas
El uso de plantillas puede ahorrarle tiempo y garantizar que su carta luzca profesional. Asegúrese de elegir una plantilla que se ajuste al propósito y tono de su carta. Puede encontrar plantillas en línea o en un software de procesamiento de textos.
D. Revisión de muestras
Revisar ejemplos de otras cartas formales puede brindarle ideas sobre cómo estructurar la suya propia. Busque ejemplos que sean similares a su carta en términos de tono y propósito.
E. Seguimiento
El seguimiento es un paso fundamental para garantizar que su carta haya sido recibida y se haya actuado en consecuencia. Esto se puede hacer a través de correo electrónico o teléfono. Sea cortés y profesional en su tono y proporcione un resumen claro y conciso del contenido de su carta original. El seguimiento también le brinda la oportunidad de abordar cualquier problema o inquietud que pueda haber surgido después del envío de la carta.
Si sigue estos útiles consejos para cerrar y firmar, podrá asegurarse de que su carta formal termine con la nota correcta. Recuerde revisar, formatear su carta correctamente, usar plantillas, revisar muestras y realizar un seguimiento para asegurarse de que su mensaje sea recibido y se actúe en consecuencia.
Errores a evitar al cerrar y firmar
A la hora de cerrar una carta formal, existen varios errores que se deben evitar a toda costa. Estos errores incluyen:
A. Uso de cierres inapropiados
El uso de cierres inadecuados puede dar una impresión equivocada al destinatario de su carta. Es importante elegir un cierre que sea adecuado al tono de tu carta y a tu relación con el destinatario. Por ejemplo, si está escribiendo una carta comercial formal, utilice un cierre informal como «¡Salud!» no sería apropiado.
B. Ortografía y gramática incorrectas
La ortografía y la gramática incorrectas pueden restarle profesionalismo general a su carta. Asegúrese de revisar su carta varias veces y pídale a otra persona que también la revise. Esto puede ayudar a detectar cualquier error que haya pasado por alto.
C. Omitir la firma
Recuerde siempre firmar su carta antes de enviarla. Omitir su firma puede hacer que parezca que la carta no fue enviada por usted y puede causar confusión al destinatario.
Evite estos errores comunes al cerrar una carta formal, para asegurarse de dejar la impresión correcta al destinatario.